Bật mí 4 thủ thuật sử dụng Outlook Express

Hằng ngày, mọi người điều phải nhận và gửi và nhận Email trong công việc và cả cuộc sống. Thông thường thì mọi người sẽ gửi và nhận mail qua các Web Mail như: Yahoo, Gmail…với khá nhiều thao tác như phải truy cập vào trang web, nhập tên và mật khẩu vô cùng mất thời gian, chưa tính đến việc bạn có thể quên mất password hay tên đăng nhập. Ngoài cách sử dụng các Web Mail thì bạn cũng có thể sử dụng chương trình Outlook Express có sẵn trong Window.

Những thủ thuật bạn nên biết khi sử dụng Outlook Express

Outlook Express chỉ cần mở chương trình và nhấn một nút là có thể gởi và nhận tất cả các Email một cách nhanh chóng. Nhưng ngoài công dụng soạn, gửi và nhận mail thì Outlook cũng có các thủ thuật khác để bạn làm việc nhanh chóng hơn.

– Điều chỉnh các menu của Outlook

bat-mi-4-thu-thuat-new-outlook-1

Nếu bạn muốn các lệnh sử dụng thường xuất hiện ở phần trên các menu của Outlook thì chỉ cần chọn Tools/Customize, sau đó là tab Commands và kích Rearrange Commands…Hoặc bạn cũng có thể xóa các mục bạn không cần thiết sử dụng và add thêm các mục mà bạn muốn. Một cách khác nữa là bạn chỉ định các phím nóng “accelerator key” để khởi chạy một mục menu nào đó khi bạn đánh một ký tự trong lúc menu đang mở. Để thay đổi hoặc tạo một phím nóng cho một mục menu nào đó, bạn hãy kích Modify Selection trong hộp thoại Rearrange Commands, chèn ký hiệu “&” ngay trước ký tự trong mục menu mà bạn đã chọn làm phím nóng.

– Sử dụng chữ viết tắt cho ngày và giờ

bat-mi-4-thu-thuat-new-outlook-2

Để làm được điều này thì bạn chỉ cần đánh “next Tue” hoặc “next month”, khi đó Calendar sẽ chèn đúng ngày. Còn về giờ, thì bạn có thể nhập vào “now” hoặc giờ viết tắt giống như “4p”, khi đó Outlook sẽ tự chuyển thành “4:00 p.m”. Còn có rất nhiều chữ viết tắt khác cũng làm việc trong cửa sổ lịch biểu, điều đó có nghĩa rằng bạn có thể vào hộp thoại Appointment Recurrence và nhập vòa “next Thursday” cho Start time, khi đó Outlook sẽ chỉ định đúng ngày.

– Tự động cc khi gửi email

bat-mi-4-thu-thuat-new-outlook-3

Nếu bạn muốn tất cả những email mà mình gửi đi từ hộp thư Outlook được gửi đến một số địa chỉ cố định cụ thể mà không cần phải gõ cc (carbon copy) lại. Hãy chọn trình đơn Tools > Rules and Alerts và chọn New Rule để tạo một rule mới.

Đánh dấu chọn Check message after sending, nhấn Next và Next một lần nữa, sau đó chọn Yes khi có hộp thoại thông báo “This rule will be applied to every message you send…”. Tiếp theo, chọn mục “Cc the message to people or distribution list” và hãy tạo một danh sách những địa chỉ email mà bạn muốn tự động cc mỗi khi gửi từ Outlook. Tiếp đó, nhấn Next hai lần và cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành tạo rule.

– Hoãn việc gửi email

bat-mi-4-thu-thuat-new-outlook-4

Tính năng Outlook Defer sẽ giúp hoãn quá trình gửi email một khoảng thời gian nhất định, giúp người dùng có thể thay đổi ý định muốn lấy lại bức thư sau khi nhấn Send.

Đầu tiên, bạn tạo một rule mới trong Outlook bằng cách chọn trình đơn Tools > Rules and Alerts và nhấn nút New Rule. Sau đó chọn “Check message after sending” và nhấn nút Next. Hãy bỏ qua các tùy chọn trong bước tiếp theo, nhấn tiếp nút Next và chọn Yes khi có hộp thoại thông báo “This rule will be applied to every message you send…”.

Ở cửa sổ tiếp theo, hãy chọn “defer delivery by a number of minutes” và chọn khoảng thời gian mà bạn muốn hoãn việc gửi email ở khung phía dưới. Sau đó nhấn nút Next, bỏ qua phần ngoại lệ, tiếp tục nhấn Next và cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành.