Hóa đơn điện tử là gì? Tại sao Doanh nghiệp cần sử dụng?

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử theo thông tư

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định:

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

 

Các điều kiện cần thỏa mãn để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý

Hóa đơn điện tử pháp lý

Hóa đơn điện tử là giải pháp hiện đại có tính pháp lý

Đảm bảo tuyệt đối sự tin cậy và tính toàn vẹn của dữ liệu, thông tin được ghi nhận và tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Để đánh giá tính toàn vẹn của thông tin, các yếu tố sau phải được đảm bảo: thông tin chính xác, đầy đủ và không thay đổi, không tính những thay đổi phát sinh về mặt hình thức trong các quá trình lưu trữ, hiển thị hoặc trao đổi hóa đơn điện tử.

Dữ liệu được lưu trữ trong hóa đơn điện tử phải có thể được truy cập và sử dụng khi cần thiết ở dạng hoàn chỉnh.

→ Xem chi tiết: Cách đăng ký hóa đơn điện tử.

Tại sao cần sử dụng hóa đơn điện tử?

ưu điểm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích lớn

Xu thế hội nhập, phát triển kinh tế yêu cầu các Doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, thay vì hóa đơn giấy truyền thống, vì những ưu điểm nổi trội của loại hình hóa đơn công nghệ này.

– Thông tin lưu trữ thuận lợi cho các quy trình hạch toán, kế toán, quản trị, đối chiếu dữ liệu.

– Tiết kiệm các chi phí in, gửi, lưu trữ và bảo quản.

– Tránh lãng phí thời gian không cần thiết như thời gian thanh toán, thời gian chuyển hóa đơn,… do quy trình lập, gửi và nhận hoá đơn đều được thực hiện nhanh chóng qua phương tiện điện tử.

Đôi điều về vấn đề ký số hóa đơn điện tử

Đối với các khách hàng lẻ, khách hàng cá nhân, nếu không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.

Với khách hàng là đơn vị kế toán, doanh nghiệp cần kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được. Khi đó, hóa đơn mới được xem là hóa đơn điện tử có tính pháp lý, được chấp nhận và sử dụng với cơ quan Thuế.

Nếu là các loại hóa đơn mua hàng với sản phẩm là viễn thông, điện, nước, khách hàng không nhất thiết phải có dấu của người bán và chữ ký người mua. Hóa đơn vẫn có tính pháp lý và được cơ quan Thuế chấp thuận.

Ngoài những trường hợp trên, một số trường hợp bên bán có thể xin phép cơ quan thuế chấp nhận để bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn.

Qua bài viết này, hy vọng các nhà quản lý đã nắm được một số điều quan trọng về hóa đơn điện tử cần lưu ý!