Quyết định thuê văn phòng ảo không khó

Trong nhiều năm trở lại nay, cụm từ “Văn phòng ảo” không còn khiến người dân Việt Nam cảm thấy lạ lẫm. Nhưng thực sự hiểu rõ vềkiểu văn phòng này và mục đích sử dụng của chúng thì ít ai mà đạt được. Do đó, thông qua bài viết này, tôi muốn truyền đạt đến bạn những hiểu biết khách quan nhất, cung cấp những kiến thức giúp ích cho công ty, doanh nghiệp của bạn.

Khái niệm văn phòng ảo

Thuật ngữ “văn phòng ảo” (virtual office) đề cập đến một hình thức cho thuê văn phòng mà ở đó tất cả các thông tin giao dịch đều chuyển hướng tới trụ sở chính. Các tiện ích mà văn phòng ảo đem lại cho người sử dụng như một văn phòng thực tế, bao gồm có bộ phận lễ tân, đăng kí kinh doanh, địa chỉ, số điện thoại, fax, phòng tiếp khách,… thậm chí có cả phòng họp và nhân viên.

Văn phòng ảo mang lại lợi ích nhiều nhất đến các công ty, doanh nghiệp mới thành lập; giúp họ tiết kiệm được nhiều chi phí đồng thời tập trung và các nguồn lực khác để tồn tại và phát triển trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt, cá lớn nuốt cá bé như hiện nay. Cụ thể, văn phòng ảo là một giải pháp vượt bậc, giúp họ gạc bớt đi mối băn khoăn về việc sử dụng vốn sao cho hiệu quả. Họ không cần phải chi một khoảng tiền không nhỏ để thuê một văn phòng tại thành phố xa hoa điển hình là TP. Hồ Chí Minh, thay vào đó các doanh nghiệp hay có nhân vẫn có thể thuê sử dụng văn phòng ảo với các cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ.

 

khái niệm văn phòng ảo

Văn phòng ảo là gì

Tính pháp lý của văn phòng ảo

Tính hợp pháp của văn phòng ảo như thế nào?

Luật Doanh nghiệp có đưa ra đinh nghĩa cụ thể “doanh nghiệp” là một tổ chức có tên riêng, có trụ sở ổn định,  có tài sản được đăng ký để thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Ở điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 có đề cập: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Do đó, trong thời điểm hiện tại, pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam vẫn chưa có nội dung quy định là cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở và đó cũng là nguyên nhân cho hình thức văn phòng ảo được phát triển mạnh mẽ trong thời gian gần đây.

 

Nhận định của một số chuyên gia đối với dịch vụ văn phòng ảo

Theo Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hồ Chí Minh, cá nhân, chủ doanh nghiệp có nghĩa vụ phải khai báo trung thực khi kê khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh và Sở không thể đến tận nơi để xác thực hình dáng của trụ sở và cũng không hề có lý do gì để không cấp phép sử dụng địa chỉ văn phòng ảo, ngoài ra cũng không quy định một địa điểm đặt được nhiều nhất bao nhiêu trụ sở.

Còn theo quan điểm của Giám đốc Viện nghiên cứu kinh tế ứng dụng lại cho rằng, việc bổ sung quy định mới cho “văn phòng ảo” là điều không cần thiết. Ngay tại thời điểm hiện tại, chưa có một thông tư hay quy định của pháp luật nào không cho phép doanh nghiệp sử dụng “văn phòng ảo” hay nơi làm việc là nới đăng ký địa chỉ kinh doanh… Điều này đồng nghĩa với việc loại hình văn phòng này có quyền được hoạt động bình thường.

Vấn đề cốt lõi của một doanh nghiệp là con người chứ không phải là trụ sở, cho nên văn phòng ảo hay thật cũng không quan trọng bằng việc doanh nghiệp hoạt động hiệu quả đến đâu.

Nhưng vẫn nên có một quy định cụ thể đối với mô hình văn phòng này để giảm bớt sự nghi ngại của các cơ quan hay những điều chưa rõ ràng đối với loại hình dịch vụ này.

 

văn phòng ảo

Văn phòng ảo

Những điều lưu ý khi sử dụng văn phòng ảo

Văn phòng ảo mang lại nhiều lợi ích:

Mô hình dịch vụ này không thực sự mới, cũng có nhiều quan điểm tích cực bên cạnh một số vấn đề còn tồn tại, nhưng những thuận lợi mà nó mang lại đã được nhiều doanh nghiệp, khách hàng kiểm chứng và đồng ý rằng:

        Văn phòng ảo giúp tiết kiệm được nhiều chi phí so với văn phòng cho thuê dài hạn

        Cơ sở vật chất, nội thất được trang bị đầy đủ, từ bàn, ghế, tủ, hồ sơ, sách, máy lạnh cho đến số điện thoại, số fax cho việc liên hệ

        Văn phòng ảo thường được sử đụng ở trên các quận trung tâm, điều này làm tăng ấn tượng đầu tiên đối với công ty cũng như thuận lợi cho việc trao đổi hay giao dịch với khách hàng.

        Dịch vụ đảm bảo việc bảo mật thông tin cho khách hàng sử dụng dịch vụ văn phòng ảo nên không phải lo ngại về việc mất mát tài liệu hay bị rò rỉ thông tin.

        Các doanh nghiệp, cá nhân có thể tin tưởng sử dụng văn phòng ảo lâu dài vì các địa chỉ hay số fax, số điện thoại có tính ổn định cao

>>Tham khảo Văn phòng ảo quận 1

Những mẹo hay nên bỏ túi trước khi có hứng thú với văn phòng ảo

Dành thời gian để tìm hiểu chi tiết các công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, bao gồm cả việc tự tìm hiểu lẫn gọi điện đến để được nhân viên tư vấn hay tham khảo những doanh nghiệp chia sẽ về thông tin của dịch vụ này để nắm rõ độ uy tín của công ty. Điều này tuy tốn nhiều thời gian nhưng rất cần thiết vì nó có thể giảm thiểu rất nhiều các vấn đề phát sinh sau này khi mà pháp luật Việt Nam chưa quy định thật sự rõ ràng.

Nắm rõ được mọi thứ được truyền đạt bởi nhân viên tư vấn, nếu có bất kỳ thắc mắc thì bạn nên hỏi ngay.

         Các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước cần được thực hiện đầy đủ. Tuy địa chỉ văn phòng là không chính xác nhưng tên doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp là thật nên việc thực hiện nghĩa vụ đó là trách nhiệm của pháp nhân.

 

lợi ích sử dụng văn phòng ảo

Văn phòng ảo mang lại nhiều lợi ích

Bạn đang nung nấu mong muốn phát triển kinh doanh và đang cần tìm một văn phòng để ký hợp đồng tư vấn, giao dịch với khách hàng thì quên rằng văn phòng ảo là một sự lựa chọn không thể tối ưu hơn.

Sau những chia sẽ về những kinh nghiệm ở đây, đừng ngần ngại mà thuê ngay một văn phòng ảo để phục vụ hoạt động kinh doanh của bạn. Tôi tin rằng bạn sẽ thành công. Chúc bạn sớm đạt được điều đó!

 

G-OFFICE | VĂN PHÒNG ẢO, VĂN PHÒNG CHIA SẺ, CO-WORKING

Tầng trệt – Rosana Tower – 60 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 1
Tầng 15 – P.1508 – Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn, Quận 1
Tầng 19 – P.1901 – Saigon Trade Center – 37 Tôn Đức Thắng, Quận 1
Tầng 02 – Hado Airport Building – 02 Hồng Hà, Quận Tân Bình
Tầng trệt – Cienco 4 Tower – 180 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3

Website: http://vanphongao.net/