Sai lầm khi dùng công thức trong Excel bạn nên tránh

Excel là ứng dụng quan trọng đối với dân văn phòng nói chung và dân kế toán nói riêng, là công cụ bổ trợ hiệu quả cho các hoạt động tính toán và lưu trữ danh sách dữ liệu. Tuy nhiên, không phải người dùng nào cũng có thể sử dụng thành thạo Excel với các thủ thuật sử dụng bảng tính, định dạng sheet hay áp dụng các công thức.

Sai lầm cần tránh khi sử dụng công thức bảng tính Excel

Chúng tôi xin thông kê các sai lầm khi dùng công thức trong Excel bạn nên tránh:

– Sai lầm lớn nhất khi sử dụng công thức Excel chính là cho nó tham chiếu toàn bộ các cột trong mảng dữ liệu. Điều đó đồng nghĩa với việc Excel sẽ phải kiểm tra hàng ngàn ô để chắc chắn không bỏ sót một dữ liệu nào.

Thói quen này vô cùng tai hại bởi nó sẽ làm bảng tính Excel bị ì ạch thậm chí không thể chạy nổi. Cho nên bạn phải luôn tránh xa thói quen này nhé.

Bạn vẫn có thể tham chiếu tới dữ liệu mình muốn tìm kiếm và an tâm về độ ra soát dữ liệu trong Excel mà không cần tham chiếu đến tất cả các cộng mảng dữ liệu bằng cách dùng Table (List trong Excel 2003 trở về trước) hoặc sử dụng các Name động.

– Một sai lầm khác mà bạn cần tránh khi dùng công thức với bảng tính chính là khi máy tính có cấu hình nhỏ Excel tính toán sẽ có tốc độ chậm hơn khi cập nhật dữ liệu.

Để giải quyết điều này, bạn nên chuyển chế độ tính toán của Excel thành dạng Manual: Nhấn Office => Excel Options => Formulas => Manual (Đối với Exel 2003 thì bạn chọn Tools => Options => Calculations)

Nhấn Office => Excel Options => Formulas => Manual

Tuy nhiên nó không phải là một giải pháp triệt để, một bảng tính bao giờ cũng có những công thức tính toán cần được cập nhật thường xuyên, muốn thông tin chính xác thì bạn phải nhấn F9 để load lại dữ liệu.

Lựa chọn công thức mảng cũng chính là một trong các nguyên nhân của vấn đề này, thay vì tham chiếu đến các ô riêng lẻ việc tham chiếu đến dãy dữ liệu lớn thì nên hạn chế sử dụng dạng công thức này.

Một số hàm xử lý dữ liệu lớn thay thế công thức mảng trong Excel sẽ giúp bạn giải quyết vấn đền này một cách triệt để và hiệu quả nhất.

Ngoài ra, Excel Help sẽ giúp bạn sử dụng công thức trên những dãy dữ liệu lớn để trích ra kết quả dựa theo những tiêu chuẩn cụ thể và chính xác. Hoặc bạn dùng Pivot Table, một thủ thuật thông minh mà bạn nhất định phải bỏ túi cho mình.