Quản lý kho là gì? Các kỹ năng quản lý kho hiệu quả nhất

Views: 341,795 

Hiện nay để giải quyết tình trạng lệch số lượng hàng hóa trong kho là một vấn đề nan giải khiến rất nhiều chủ doanh phải đau đầu. Việc sai lệch này sẽ dễ dẫn đến việc thất thoát hàng hóa, việc theo dõi, kiểm tra hay báo cáo cũng sẽ gặp nhiều khó khăn. Quản lý kho là một công việc rất vất vả, nhất là đối với các cửa hàng, doanh nghiệp ngày càng phát triển thì số lượng hàng hóa trong kho cũng tăng cao, đa dạng và phân bổ nhiều hơn.

Vậy làm cách nào để hạn chế được tình trạng sai lệch, thất thoát nêu trên ? Dưới đây là những nhiệm vụ cũng như kinh nghiệm để giúp kỹ năng quản lý kho hàng trở nên tốt hơn.

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho hàng là những hoạt động có liên quan trực tiếp đến công tác quản lý, tổ chức, bảo quản số lượng hàng hóa, vật tư, đảm bảo được tính liên tục trong quá trình phân phối, cung cấp, sản xuất hàng hóa, vật tư kịp thời. Ngoài ra còn có tác dụng giúp làm giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho. 

Nhiệm vụ của việc quản lý kho

Công việc quản lý kho trong doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau tùy vào ngành nghề và quy mô của công ty. Tuy nhiên, nhiệm vụ vai trò của quản lý kho sẽ gồm: 

• • Sắp xếp hàng hóa, vật tư và nguyên liệu trong kho: Sắp xếp khoa học các loại hàng hoá, vật tư và lập báo cáo trong kho.
  • Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hoá trong kho: Sắp xếp hàng trong kho theo đúng quy định, đảm bảo quy trình bảo quản phù hợp với từng loại hàng hoá
  • Thực hiện thủ tục xuất nhập hàng hoá: Tiếp nhận, kiểm tra các hoá đơn chứng từ có liên quan khi nhập xuất hàng hóa theo quy định. Ghi chép, theo dõi số lượng hàng hoá xuất nhập tồn kho hằng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.
  • Theo dõi hàng tồn kho: Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hằng ngày và đảm bảo hàng hóa trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu. Đề xuất điều chỉnh định mức kho tối thiểu cho phù hợp với biến động của số lượng hàng xuất nhập kho.
  • Tìm nguồn cung ứng và duy trì mối quan hệ đối với các nhà cung cấp, giải quyết các vấn đề còn tồn đọng trong chuỗi cung ứng và vận chuyển hàng hoá.

• Thực hiện các thủ tục đặt hàng: Lập phiếu yêu cầu mua hàng, tuân thủ các quy định về an toàn kho, PCCC, kiểm tra định kỳ các kệ hàng.

• Thực hiện một số nhiệm vụ khác: Trong quá trình làm việc nếu có phát sinh sự cố nên quản lý kho cần đưa ra những giải pháp khắc phục sao cho hiệu quả. Nếu không thể giải quyết thì nên báo cáo với cấp trên để tìm ra phương án giải quyết tối ưu nhất.

Quy trình giúp quản lý kho hiệu quả

Để giúp cho kỹ năng quản lý kho trở nên hiệu quả, doanh nghiệp cần phải nắm rõ quy trình cũng như cách thức vận hành trong việc quản lý kho, bãi, hàng hóa. Quy trình quản lý kho bao gồm các bước như sau:

• Nhập kho
• Xuất kho
• Kiểm tra kho theo định kỳ
• Thống kê số liệu, lập báo cáo chi tiết

Lưu ý: Những vấn đề phát sinh bất cập có thể xảy ra bất cứ lúc nào, vì vậy cần lưu ý và chuẩn bị những phương án dự phòng phù hợp để giải quyết kịp thời, nhanh chóng, hạn chế được các rủi ro có thể diễn ra, nhờ đó nâng cao kỹ năng quản lý kho được tốt hơn

Phương pháp quản lý kho hiệu quả

Thiết lập kho ở khu vực dễ quan sát

Nên đặt kho hàng ở các vị trí dễ quan sát, thuận tiện cho việc nhập-xuất, giao nhận hàng hóa, giảm thiểu được tối đa các rủi ro, tránh lãng phí thời gian và tiền bạc.

Sắp xếp kho hàng hóa theo trình tự, có khoa học

Hàng hóa được sắp xếp theo khoa học, có thể áp dụng phương pháp 5S để giúp cho việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được nhanh hơn, giúp tiết kiệm thời gian và sức lực.

Dán nhãn cho các sản phẩm trong kho

Đây cũng là một khâu khá quan trọng, để bảo quản được sản phẩm, hầu hết đều đóng chúng vào các kiện, hộp. Việc dán nhãn giúp quá trình tìm kiếm trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn. Đồng thời giúp việc kiểm hàng được tiến hành nhanh chóng và chính xác.

Kiểm tra kỹ lưỡng quy trình xuất nhập kho

Đây là quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất kho để đảm bảo được chất lượng và số lượng trước khi đến tay khách hàng, tránh được nhiều chi phí đầu vào, những rủi ro có thể xảy ra. Kể cả sản phẩm nhập kho cũng cần được kiểm soát chặt chẽ, nhất là về số lượng được nhập vào để tránh sai sót về số liệu nhất có thể.

Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước

Đây là nguyên tắc quan trọng cần có trong công tác quản lý hàng tồn kho và kỹ năng quản lý kho. Không chỉ riêng sản phẩm có hạn sử dụng mà cả những mặt hàng khác như thời trang, công nghệ,… cũng cần được đảm bảo theo nguyên tắc trên. Các sản phẩm này mặc dù ít bị hao mòn hay dễ hết hạn nhưng sẽ rất dễ bị lỗi mốt so với thị trường.

Thiết lập mức tồn kho tối ưu

Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định và luôn duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu phát sinh, giúp duy trì hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

Quản lý hàng tồn kho sẽ dễ dàng hơn nếu biết thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm. Để xác định tồn kho tối ưu, cần căn cứ vào các tiêu chí sau:

• Lượng tồn thực tế ở trong kho.
• Căn cứ vào số lượng đơn đặt hàng của khách hàng.
• Căn cứ vào tình hình cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp.
• Tình hình tiêu thụ của các mặt hàng trong kho.

Định mức tồn kho có thể thay đổi theo thời gian, cần thường xuyên kiểm tra định kỳ (khoảng vài lần trong năm) để xem định mức còn phù hợp với hiện trạng của công ty hay không, nếu không thì hãy điều chỉnh để việc quản lý được chặt chẽ, tối ưu và hiệu quả hơn.

Lưu mã vạch các sản phẩm trong kho

Khi hàng hóa được dán mã vạch đầy đủ, chi tiết thì việc tìm kiếm, quản lý hàng hóa cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn, có thể bổ sung biến động hàng dư – tồn nhanh chóng lên phần mềm quản lý, tránh được sai sót trong việc nhập liệu hàng hóa.

Kiểm soát quy trình xuất kho

Công đoạn chốt đơn và chuyển cho nhân viên đóng gói, xuất hàng cần được kiểm soát, theo dõi chặt chẽ, tránh phát sinh các rủi ro, sơ suất không cần thiết trong khâu làm việc.

Đây cũng được xem là quy trình kiểm tra chất lượng kép và cũng là thời gian để kiểm tra và rà soát lại chất lượng hàng hóa, đảm bảo không gặp sự cố gì khi được vận chuyển đi, giúp tiết kiệm chi phí.

Kiểm tra kho định kỳ

Kiểm kê kho định kỳ nên thực hiện khoảng 6 tháng/lần nhằm: xác nhận số lượng, chất lượng của hàng hóa trong kho. Có các hình thức kiểm kê kho như sau:

• Kiểm kê thực tế
• Kiểm kê tại chỗ
• Kiểm theo chu kỳ

Thanh lý hàng hóa hết giá trị sử dụng, hết hạn

Trong quá trình kiểm kho, nếu phát hiện những mặt hàng tồn quá lâu, hết hạn sử dụng, cần ghi chú và đánh dấu lại, báo với cấp trên để tiến hành thanh lý, tránh tình trạng kho quá đầy, sản phẩm trong kho không sử dụng được.

Luôn chuẩn bị sẵn các kế hoạch dự phòng

Quản lý kho cần chuẩn bị và lên các phương án dự phòng nhằm có thể đối phó kịp thời và đúng đắn, giúp hạn chế tối đa thiệt hại cho doanh nghiệp.

Ưu tiên theo thứ tự ABC

Để biết được sản phẩm nào cần quan tâm ở mức độ nào thì cần áp dụng cách phân tích ABC và đánh giá sản phẩm, sắp xếp chúng thành 3 nhóm sản phẩm ABC dựa theo tiêu chí sau:

• A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra chậm.
• B: Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán ra trung bình.
• C: Sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán ra rất cao.

Áp dụng mô hình quản trị Lean Manufacturing

Thực hiện mô hình Lean Manufacturing giúp kỹ năng quản lý kho hàng trong kho nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu trên thị trường, đồng thời việc tồn kho không quá nhiều dễ dẫn đến lãng phí chi phí sản xuất và bảo quản.

Những lợi ích khi áp dụng mô hình quản trị này là:

• Rút ngắn thời gian bốc xếp, luân chuyển kho hàng hóa.
• Giảm thời gian tìm kiếm và kiểm hàng tồn.
• Cải thiện thời gian của chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ.
• Linh hoạt trong việc xử lý các tình huống và giảm áp lực đến các nguồn lực đầu vào như con người, máy móc, thiết bị…

Tính vòng quay tồn kho

Phương pháp tính vòng quay tồn kho Inventory Turnover. Phương pháp này giúp đưa ra những dự toán chính xác hơn về thị trường. Hệ số vòng quay hàng tồn kho cho biết được số lần nhập hàng trong kỳ và sẽ tính ra được khoảng thời gian trung bình để bán hết hàng tồn kho, qua đó có thể đưa ra kế hoạch nhập hàng phù hợp cho sản xuất của doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho là một khâu rất quan trọng đối với các cửa hàng hay doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ. Hầu hết hiện nay các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm để quản lý tồn kho, việc triển khai ứng dụng các phần mềm để thay thế cho hoạt động ghi chép số liệu thủ công, giảm thiểu được tối đa các sai sót và mất mát, sự cố phát sinh có thể xảy ra.

Qua bài viết trên của GESO, bạn đã có thể nắm rõ và hiểu được những kỹ năng quản lý kho hàng chi tiết, đầy đủ và hiệu quả nhất. Dựa vào đó có thể áp dụng trong doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ để việc quản lý xuất nhập tồn kho trở nên dễ dàng và kiểm soát chặt chẽ hơn. Từ đó giảm thiểu được những rủi ro, sai sót không đáng có, tránh được việc thất thoát hoặc tồn dư hàng hóa quá nhiều, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực, góp phần tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.