Quy trình mua hàng của Doanh nghiệp và đánh giá nhà cung cấp
Views: 690
Thiết lập quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp đúng đắn sẽ giúp công ty bạn mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp chính xác và tiết kiệm chi phí nhất, hãy cùng sbiz.vn tìm hiểu quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp cho doanh nghiệp qua các bài viết sau.
Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình mua hàng rõ ràng?
Sự minh bạch trong quá trình mua bán sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hạn chế rủi ro, tiết kiệm tài nguyên, thời gian, chi phí và nhận được rất nhiều lợi ích khác.
Quy trình mua hàng như thế nào?
Quy trình mua hàng là quy trình nhằm gia tăng giá trị cho một sản phẩm, tiết kiệm chi phí và đạt được hiệu quả mua hàng tối đa.
Lợi ích của việc có một quy trình mua hàng rõ ràng là gì?
Với một quy trình mua hàng rõ ràng và hiệu quả, Công ty của bạn sẽ nhận được những lợi ích như:
- Tránh lãng phí do gian lận chi tiêu không đúng hoặc thông đồng giữa nhân viên và nhà cung cấp.
- Tạo ra một quy trình thu mua hiệu quả phục vụ cho cả việc mua nguyên vật liệu cho sản xuất và kinh doanh, hoặc mua thiết bị cơ sở hạ tầng, văn phòng, v.v…
- Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp hiệu quả
- Quản lý hệ thống nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp có thể cung cấp sản phẩm chất lượng cao với giá hợp lý nhất.
- Tối ưu hóa và hợp lý hóa việc mua sắm và các thủ tục liên quan
- Xây dựng lộ trình đánh giá nhà cung cấp và mua sắm của công ty.
- Tạo mô hình quản lý nhà cung cấp có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức, không phân biệt chi nhánh, phòng ban, bộ phận riêng biệt
- Đặt ra các tiêu chuẩn chung cho hàng hóa và nguyên vật liệu được mua để không ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa và dịch vụ do Công ty cung cấp
Quy trình mua hàng và đánh giá đối với nhà cung ứng
Quá trình mua hàng hoá và đánh giá nhà cung cấp của một tổ chức trải qua nhiều giai đoạn với nhiều bộ phận và cá nhân chịu trách nhiệm trao đổi và phê duyệt thông tin. Quy trình này ở mỗi doanh nghiệp có những điểm riêng áp dụng cho bản chất của doanh nghiệp. Nhìn chung, quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp có thể bao gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định các yêu cầu mua hàng
Ở giai đoạn này của quá trình mua hàng, Công ty của bạn sẽ xác định các sản phẩm hoặc dịch vụ phải mua để giải quyết các vấn đề cụ thể cho công ty. Ví dụ, công ty của bạn muốn trang trí văn phòng với không gian xanh mở. Vì vậy, sản phẩm nên mua lúc này là hệ thống cây, hoa, tiểu cảnh, phù hợp với các không gian văn phòng.
Bước 2: Xác định các điều khoản cho đơn hàng
Mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ có những yêu cầu và tiêu chuẩn khác nhau. Công ty của bạn sẽ cần đưa ra các yêu cầu đối với các đơn hàng cụ thể để tránh mua hàng hóa hoặc dịch vụ không cần thiết, ví dụ: cây xanh phải làm rõ số lượng cây cần mua, chủng loại, chiều cao, kích thước, các yêu cầu khác về màu sắc hoa, tán lá… Bạn phải làm rõ giới hạn ngân sách, chi phí hàng hóa và dịch vụ. Điều này cho phép các đại lý mua hàng đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng các yêu cầu của đơn đặt hàng.
Bước 3: Tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng
Thông thường các công ty sẽ thiết lập mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Trong trường hợp bạn không tìm được nhà cung cấp ưng ý, bạn có thể tìm nhà cung cấp thông qua tìm kiếm trực tuyến, tham dự triển lãm thương mại hoặc giao tiếp qua điện thoại.
Sau khi tìm được một số nhà cung cấp Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều tiêu chí khác nhau. Có nhiều nhà cung cấp để đánh giá các nhà cung cấp để chọn một trong những phù hợp nhất với doanh nghiệp của họ. Các tiêu chí để lựa chọn một nhà cung cấp tiềm năng cho một doanh nghiệp có thể nói là rất nghiêm túc, bao gồm thời gian thực hiện thị trường, khả năng tuân thủ các yêu cầu đối với hàng hóa và dịch vụ…
Bước 4: Đánh giá lựa chọn nhà cung cấp
để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất Bạn sẽ cần yêu cầu báo giá từ ít nhất 3 nhà cung cấp từ các giá cung cấp này. Bạn sẽ cân nhắc so sánh xem lựa chọn nào là tốt nhất về giá cả và chất lượng hàng hóa, dịch vụ. Bạn nên quan tâm đến yếu tố thương hiệu nhà cung cấp. Chính sách bảo hành Dịch vụ sau bán hàng… để chọn đúng nhất.
Bước 5: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Trong bước 5 của quy trình mua hàng Bạn sẽ tiếp tục thương lượng với các nhà cung cấp được đánh giá và lựa chọn ở Bước 4. Cuộc thương lượng này nhằm mục đích thảo luận sâu và rõ ràng về các yêu cầu và nghĩa vụ đối với hàng hóa và dịch vụ. để đảm bảo rằng cả hai bên đều có thể thực hiện hành động. cung cấp thông suốt
Sau khi cuộc đàm phán kết thúc Công ty của bạn và các nhà cung cấp sẽ cùng ký hợp đồng để ràng buộc về mặt pháp lý giữa các bên. Hợp đồng cũng là một văn bản thể hiện rõ ràng và đầy đủ các nghĩa vụ và yêu cầu đối với hàng hóa và dịch vụ được cung cấp, cũng như trách nhiệm của hai bên.
Bước 6: Tiến hành Vận chuyển và Thanh toán
trên cơ sở hợp đồng đã ký kết Nhà cung cấp sẽ giao hàng và lắp đặt hàng hóa và dịch vụ trong khung thời gian đã thỏa thuận. Công ty của bạn sẽ xem xét, chấp nhận, chấp nhận các sản phẩm và dịch vụ. và trả tiền cho nhà cung cấp
Bước 7: Đánh giá hoạt động của nhà cung cấp
Với một số lượng lớn các giao dịch hàng hóa và dịch vụ, ví dụ như việc triển khai phần mềm nhân sự toàn công ty trị giá hơn 1 tỷ đồng chẳng hạn, bạn sẽ cần đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp chính thức. với sự tham gia của những người ra quyết định mua hàng hóa và dịch vụ Việc đánh giá sẽ giúp công ty của bạn xem các yếu tố như liệu nhà cung cấp có thực hiện các cam kết của họ đối với hàng hóa và dịch vụ hay không. Chất lượng của sản phẩm và dịch vụ như thế nào? Việc đánh giá kịp thời có thể giúp công ty của bạn yêu cầu bảo hành sản phẩm và dịch vụ trong thời hạn bảo hành.
» Tham khảo thêm: Sơ đồ quy trình bán hàng của Doanh nghiệp.
Đối với các giao dịch hàng hóa và dịch vụ nhỏ, chẳng hạn như mua một chậu cây xanh. Đánh giá nhà cung cấp thường không chính thức. Nếu bạn cảm thấy chất lượng hàng hóa và dịch vụ không được như ý muốn. Nếu thời gian giao hàng quá lâu Sau này bạn có thể hoàn lại tiền hoặc không sử dụng sản phẩm, dịch vụ của nhà cung cấp.
