Tìm hiểu quy trình mua hàng của doanh nghiệp từ A-Z

Views: 104,746 

Mua hàng là một trong những hoạt động trọng tâm của công ty. Một công ty có quy trình thu mua tốt sẽ giúp công ty hoạt động kinh doanh thuận lợi và hiệu quả. Đặc biệt, quy trình thu mua của công ty tốt sẽ cung cấp nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Từ đó, việc thu mua hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, không bị gián đoạn. Bài viết dưới đây giới thiệu những kiến ​​thức về quy trình thu mua hàng hóa của công ty.

Quy trình mua hàng của công ty là gì?

Quy trình mua sắm của một công ty là quá trình thực hiện các hoạt động mua sắm theo một trình tự nhất định phù hợp với tính chất của hoạt động kinh doanh và các quy định của công ty đó.

Đặc điểm của quy trình mua hàng của công ty

Khi công ty sử dụng quy trình mua sắm Sẽ có một số ưu điểm và nhược điểm. Dưới đây là những ưu và nhược điểm của quá trình mua hàng:

Ưu điểm

– Đơn giản hóa quy trình mua sắm phức tạp

– Dễ dàng tăng năng suất và quy mô sản xuất

– Khả năng cải tiến dễ dàng để tăng năng suất và chất lượng mua hàng.

– Có khả năng công bố các yêu cầu nghiệp vụ khi tuyển dụng

– Dễ dàng tổ chức hoặc lắp đặt trong dây chuyền sản xuất, dây chuyền sản xuất.

– Dễ dàng theo dõi, theo dõi và đánh giá các hoạt động mua hàng Vì kết thúc quá trình làm việc của một người sẽ là sự khởi đầu cho công việc của người khác. Việc nắm bắt và kiểm tra lại sẽ dễ dàng hơn.

– Dễ dàng ứng phó với các cuộc khủng hoảng nhân sự bởi vì có một quy trình làm việc cụ thể Vì vậy, rất dễ dàng để đào tạo nhân sự mới.

– An toàn dễ dàng vì mỗi nhân viên có thể thực hiện nhiều bước.

– Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty khi làm việc theo quy trình.

Nhược điểm

– Thủ tục hành chính có thể phức tạp, rườm rà, khi cần quy trình công việc thì không nên đi tắt đón đầu.

– Hạn chế tính sáng tạo khi phải làm việc theo quy trình.

– Dễ bị tắc, vỡ khi trong quá trình xử lý. Có những bước không được thực hiện hoặc bị chậm trễ sẽ dẫn đến các bước sau không được thực hiện hoặc bị chậm theo lịch trình.

» Tìm hiểu: Supply chain là gì?

Lựa chọn nhà cung cấp

Ngay khi xác định được nhu cầu mua nguyên vật liệu, doanh nghiệp sẽ nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp.

Với các thiết bị được sử dụng thường xuyên, tiếp tục kiểm tra thêm để chọn nguồn tốt nhất.

Đối với vật liệu mới hoặc lô hàng có giá trị cao , cần nghiên cứu kỹ lưỡng để chọn một nguồn có thể.

Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp

Quá trình khảo sát

Thu thập thông tin về nhà cung cấp.

+ Xem xét hồ sơ nhà cung cấp (nếu có)

+ Thông tin Internet, báo, tạp chí, trung tâm thông tin, thông tin thu được từ cuộc khảo sát

+ Phỏng vấn nhà cung cấp Người sử dụng vật liệu …

+ Tham khảo ý kiến ​​chuyên gia

Quá trình lựa chọn

Trên cơ sở thông tin thu thập được thực hiện

+ Xử lý, phân tích, đánh giá ưu nhược điểm của từng nhà cung cấp.

+ So sánh với các tiêu chuẩn đặt ra trên cơ sở đó lập danh sách các nhà cung cấp đạt yêu cầu.

+ Đến thăm nhà cung cấp, kiểm tra thông tin thu thập được.

+ Chọn nhà cung cấp chính thức

Thủ tục đàm phán và ký kết hợp đồng

Trong giai đoạn này cần có một số bước liên quan chặt chẽ. Bước trước làm nền tảng cho bước tiếp theo. Cụ thể, các bước bao gồm:

+ Các bước chuẩn bị

+ Liên hệ

+ Quá trình đàm phán

+ Kết thúc đàm phán – Ký hợp đồng cung cấp

+ Giai đoạn trải nghiệm

Quy trình kiểm tra

Sau khi ký hợp đồng cung cấp Bắt buộc phải tổ chức tốt quá trình thực hiện hợp đồng. trong suốt quá trình này. Luôn xem xét và đánh giá các nhà cung cấp mới được lựa chọn. Nếu đáp ứng các yêu cầu, có thể xây dựng một mối quan hệ lâu dài. Nếu thực sự không hài lòng, cần chọn một nhà cung cấp khác.

Kỹ năng mua hàng và sản phẩm

Mua hàng không chỉ là chọn một sản phẩm rẻ, mà cần có chất lượng. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín và chứng nhận sản phẩm đầu vào tốt thì khi đó, năng suất của doanh nghiệp sẽ bền vững.

Khi xem xét vật tư, sản phẩm, hàng hóa, vật tư (NVL), cán bộ thu mua tìm hiểu, nghiên cứu để lựa chọn nhà cung cấp vật tư, vật liệu phù hợp.

Để thay mặt ai đó làm công việc thu mua sản phẩm, bạn phải có “trình độ” và năng khiếu kinh doanh. quản lý tài chính và các kỹ năng mềm, chẳng hạn như khả năng đàm phán và giao tiếp với người khác, đối tác, hiểu biết trong nước và thị trường quốc tế về sản phẩm, hàng hóa mà họ muốn mua và biết các thông tin kinh tế khác liên quan gián tiếp đến công việc của họ Ngoài ra, bạn phải có óc sáng tạo, tư duy và đổi mới. luôn luôn phát triển bản thân

Các kỹ năng mua sắm truyền thống là nền tảng của quá trình mua sắm. Kỹ năng mua hàng truyền thống, chẳng hạn như quản lý hợp đồng Quản lý tài chính, giảm chi phí và thương lượng

Để có kỹ năng thu mua sản phẩm và nguyên vật liệu tốt, bạn cần biết cách kết hợp các kỹ năng mua hàng truyền thống với các kỹ năng quản lý mối quan hệ xã hội tốt, chẳng hạn như “lắng nghe, giao tiếp – thấu hiểu – đồng cảm ”.