Những bước cần thiết để tổ chức sự kiện thành công

Views: 256 

Việc tổ chức sự kiện không hề dễ dàng một chút nào mà bạn cần phải có kinh nghiệm cũng như sự hiểu biết nhất định về lĩnh vực này cũng như đầu tư nhiều thời gian và công sức. Bên cạnh đó còn cần phải lên kế hoạch chu đáo để thực hiện theo, tuân thủ quy trình tổ chức chặt chẽ để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp nhất.
Dưới đây là những bước bạn cần phải thực hiện để tổ chức được một sự kiện hoàn thiện nhất.

Thiết lập mục tiêu sự kiện

Đầu tiên để tổ chức một sự kiện bạn cần phải xác định được mục tiêu rõ ràng của sự kiện đó để lên kế hoạch và kiểm soát kế hoạch dễ dàng và thuận tiện hơn. Thường thì những mục tiêu này sẽ được đề ra bởi bộ phận marketing hoặc thông qua yêu cầu của khách hàng hoặc ban lãnh đạo để đưa ra mục tiêu.

Tổ chức sự kiện tất niên công ty
Tổ chức sự kiện tất niên công ty

Đội ngũ tổ chức sự kiện

Để tổ chức một sự kiện bạn không thể thực hiện một mình mà phải có sự trợ giúp từ đội ngũ, nhân sự luôn là cốt lõi để tạo nên thành công, đây là yếu tố đầu tiên và cực kỳ quan trọng, vậy nên cần phải dựa vào quy mô tổ chức sự kiện đó để thành lập một đội ngũ nhân sự tốt nhất. Nhưng đừng quên người quản lý sự kiện có trách nhiệm phân bổ nhân sự cũng như điều phối các hoạt ddoognj diễn ra trong sự kiện rất quan trọng.

Xác định thời gian, địa điểm và thành phần tham gia sự kiện

Đối với những sự kiện được diễn ra định kỳ thường thì sẽ được chỉ định trước nhưng với những sự kiện mới được tổ chức lần đầu thì người tổ chức sự kiện cần phải chú ý những vấn đề như: Tùy thuộc vào bản chất của sự kiện để xác định thời gian phù hợp. Kiểm tra lại ngày tháng tham gia với những người đóng vai trò chính trong sự kiện như diễn giả, khách VIP… kế đó còn phải khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện trước để tránh những điều ngoài ý muốn có thể xảy ra.

Lựa chọn chủ đề tổ chức

Mỗi sự kiện thường sẽ có một chủ đề riêng, một sự kiện có chủ đề ấn tượng, độc đáo và nổi bật chắc chắn sẽ thu hút nhiều người tham gia. Đặc biệt đối với phương diện truyền thông thì tên chủ đề lại càng phải ấn tượng để thu hút hơn.
Việc tạo một tagline, một câu slogan hay khẩu hiệu ngắn dễ nhớ để mô tả sự kiện sẽ khiến chủ đề trở nên ấn tượng hơn nhiều.

Sự kiện tiệc cuối năm
Sự kiện tiệc cuối năm

Lập kế hoạch tổng thể

Bước lập kế hoạch chính là phần quan trọng nhất để tổ chức một sự kiện hoàn hảo, ở bước này người tổ chức cần phải dựa trên những thông tin đã thu thập được để lên kế hoạch chi tiết cho toàn bộ các hỏa động để thực hiện theo một cách hoàn thiện nhất, tránh những sai sót có thể xảy ra.

Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch

Cho dù có lên kế hoạch chi tiết trước thì trong khi thực hiện cũng sẽ xảy ra sai sót và có những điều chỉnh, vậy nên cần phải kiểm soát thật thận trọng những công việc đang diễn ra, đảm bảo cho các hoạt động được diễn ra đúng tiến độ và mượt mà nhất.

Làm việc với nhà cung cấp, đơn vị tài trợ và bảo trợ truyền thông

Đây có thể coi là bước kêu gọi kinh phí, tài trợ, hãy xem thử có tổ chức nào có thể hợp tác để tăng khả năng tham gia hay không, việc này sẽ giúp quảng bá cho sự kiện được rộng rãi đến nhiều người hơn và góp phần cho sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp.

*** Đừng bỏ qua thông tin: Đơn vị tổ chức sự kiện khai trương An Media tại Hà Nội

Truyền thông cho sự kiện

Một sự kiện diễn ra thành công hay không còn phụ thuộc vào số lượng người tham gia hay biết đến, vậy nên bước truyền thông quảng bá là không thể thiếu. Có thể sử dụng một số phương pháp truyền thông phổ biến như website, email, social, quảng cáo trả phí trực tuyến hoặc ngoại tuyến…

Sự kiện thể thao của Samsung
Sự kiện thể thao của Samsung

Thiết lập ngân sách

Ngân sách chính là phần quan trọng quyết định quy mô của sự kiện, đừng quên dự toán cho các hạng mục chính cũng như những khoản phụ của chương trình và các chi phí có thể phát sinh để có những dự trù thích hợp nhất.

Đánh giá và rút kinh nghiệm

Một sự kiện có thành công hay không thì không thể chỉ dựa vào nói là được mà còn phải thông qua đánh giá và đo lường từ số lượng người tham gia, ngân sách chi tiêu,…

Đây đều là những yếu tố quan trọng mà một người làm tổ chức sự kiện không được bỏ qua, vậy nên các bạn khi muốn tổ chức một sự kiện cần phải tìm hiểu kỹ để tổ chức thành công nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

hình ảnh tác giả

admin