Cách viết thư tiếng Anh chuyên nghiệp và tự nhiên

Views: 6 

Viết thư tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng giúp bạn giao tiếp tự tin và chuyên nghiệp trong học tập, công việc cũng như đời sống hàng ngày. Dù là viết email cho đối tác, gửi thư cảm ơn hay trao đổi công việc, một bức thư được trình bày đúng cách sẽ thể hiện sự tôn trọng và năng lực ngôn ngữ của bạn. Cùng khám phá cách viết thư tiếng Anh chuẩn, dễ hiểu và phù hợp với mọi hoàn cảnh nhé.

Cấu trúc chuẩn của một bức thư tiếng Anh

Một bức thư tiếng Anh, dù là formal (trang trọng) hay informal (thân mật), đều cần tuân theo một bố cục rõ ràng để đảm bảo người đọc dễ hiểu, cảm thấy chuyên nghiệp và thiện cảm.

Dưới đây là cấu trúc đầy đủ:

1. Heading (Phần tiêu đề hoặc địa chỉ người gửi):
Nếu bạn viết thư giấy hoặc thư trang trọng, hãy ghi địa chỉ và ngày tháng ở góc phải phía trên.
Ví dụ:
123 Nguyen Trai Street, District 1, Ho Chi Minh City
November 8th, 2025

2. Greeting (Lời chào mở đầu):
Tùy vào mối quan hệ mà bạn chọn cách chào khác nhau:

• Formal: Dear Mr. Smith, / Dear Ms. Johnson,

• Informal: Hi Anna, / Hey John,

3. Introduction (Phần mở đầu):
Mở thư bằng câu giới thiệu lý do bạn viết.

• I am writing to apply for the marketing position at your company.

• Hope you’ve been doing well! I just wanted to tell you some exciting news.

4. Body (Phần nội dung chính):
Đây là phần quan trọng nhất, bạn nên chia thành 2–3 đoạn, mỗi đoạn thể hiện một ý cụ thể:

• Đoạn 1: Giới thiệu vấn đề.

• Đoạn 2: Mô tả chi tiết, cung cấp thông tin.

• Đoạn 3: Đề xuất hoặc kết luận vấn đề.

5. Closing (Phần kết thúc):
Tổng kết lại nội dung và gửi lời cảm ơn hoặc mong đợi phản hồi.
Ví dụ:

• Thank you for taking the time to read my letter.

• Looking forward to hearing from you soon.

6. Signature (Chữ ký):
Kết thư bằng lời chào cuối cùng và tên của bạn.

• Formal: Yours sincerely, / Best regards,

• Informal: Take care, / Love,

Việc tuân thủ đúng cấu trúc không chỉ giúp thư dễ đọc mà còn tạo cảm giác chuyên nghiệp, đặc biệt khi bạn viết thư xin việc, gửi email kinh doanh hoặc giao tiếp học thuật.

Tham khảo ngay: ôn thi VSTEP hiệu quả

Cách viết thư tiếng Anh trang trọng (Formal letter)

Thư trang trọng thường được dùng trong môi trường công việc, học thuật hoặc khi bạn giao tiếp với người chưa quen biết. Mục tiêu của loại thư này là truyền tải thông tin rõ ràng, lịch sự và đúng chuẩn ngôn ngữ chuyên nghiệp.

Nguyên tắc cần nhớ:

• Không dùng viết tắt (don’t → do not, I’m → I am).

• Dùng câu ngắn, rõ ràng và tránh cảm xúc cá nhân.

• Dùng từ vựng lịch sự như appreciate, request, kindly, would you mind…

Ví dụ thư xin việc (Job Application Letter):

Dear Mr. Nguyen,

I am writing to express my interest in the position of Sales Executive at your company. With three years of experience in customer service and strong communication skills, I believe I can contribute effectively to your team.

I have attached my resume for your consideration. I would appreciate the opportunity to discuss my qualifications in more detail.

Thank you for your time and consideration.

Yours sincerely,

Tran Minh Anh

Dịch:
Kính gửi ông Nguyễn,
Tôi viết thư này để bày tỏ nguyện vọng ứng tuyển vào vị trí Nhân viên Kinh doanh tại công ty của ông. Với ba năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng cùng kỹ năng giao tiếp tốt, tôi tin rằng mình có thể đóng góp hiệu quả cho đội ngũ của quý công ty.
Tôi xin đính kèm CV để ông xem xét. Rất mong có cơ hội được trao đổi thêm về năng lực của tôi.
Trân trọng,
Trần Minh Anh.

Thư formal như vậy cho thấy sự tôn trọng, chuyên nghiệp và cẩn trọng — yếu tố cực kỳ quan trọng trong giao tiếp quốc tế.

Cách viết thư tiếng Anh thân mật (Informal letter)

Thư thân mật được dùng khi bạn viết cho bạn bè, người thân hoặc đồng nghiệp thân thiết. Loại thư này mang tính tự nhiên, gần gũi hơn, giúp người nhận cảm nhận được cảm xúc của bạn thay vì sự cứng nhắc.

Nguyên tắc viết thư thân mật:

• Có thể dùng viết tắt và từ ngữ cảm xúc.

• Câu văn linh hoạt, gần gũi.

• Dùng lời chào thân mật như Hi, Hey, Dear + tên riêng.

Ví dụ thư hỏi thăm bạn (Friendly Letter):

Hi Sarah,

How have you been? It’s been such a long time since we last met! I just moved to a new city for work, and everything feels so different here. The weather is nice, and people are friendly.

How’s your job going? Let’s catch up soon — maybe a video call this weekend?

Take care,
Linh

Dịch:
Chào Sarah,
Dạo này bạn thế nào rồi? Lâu lắm rồi chúng ta chưa gặp nhau! Mình vừa chuyển đến một thành phố mới để làm việc, mọi thứ ở đây thật khác lạ. Thời tiết thì dễ chịu và mọi người rất thân thiện.
Công việc của bạn dạo này sao rồi? Cuối tuần này mình gọi video nói chuyện nhé!
Thân,
Linh.

Viết thư thân mật giúp bạn rèn luyện khả năng diễn đạt tự nhiên trong tiếng Anh — rất hữu ích khi bạn muốn học cách viết email, tin nhắn, hoặc bài viết mang giọng điệu đời thường.

Tham khảo ngay: bảng đông từ bất quy tắc

Một số mẫu thư tiếng Anh phổ biến bạn nên biết

Để luyện viết hiệu quả hơn, bạn nên làm quen với các mẫu thư tiếng Anh thông dụng dưới đây, mỗi mẫu đều có cấu trúc riêng và mục đích rõ ràng:

a. Thư xin việc (Job Application Letter)

Dear Hiring Manager,

I am excited to apply for the position of Marketing Assistant. I am confident that my skills in communication and social media management make me a perfect fit for this role.

Thank you for considering my application. I look forward to your response.

Best regards,
Pham Thanh Ha

Loại thư này giúp bạn thể hiện năng lực và mong muốn được làm việc tại công ty mong đợi.

b. Thư cảm ơn (Thank You Letter)

Dear Ms. Linh,

Thank you so much for your help during the conference. Your support made everything run smoothly, and I truly appreciate it.

Hope to work with you again soon!

Sincerely,
Hoang Minh

Đây là thư thể hiện sự biết ơn và tôn trọng, thường dùng sau phỏng vấn, hợp tác, hay khi ai đó giúp đỡ bạn.

c. Thư xin lỗi (Apology Letter)

Dear Mr. James,

I sincerely apologize for the delay in sending the report. There was a technical issue that caused the problem. I have fixed it and attached the file below.

Thank you for your understanding.

Yours faithfully,
Nguyen Ha

Thư này giúp giải quyết tình huống khéo léo, thể hiện trách nhiệm và sự chuyên nghiệp.

d. Thư mời (Invitation Letter)

Hi Peter,

I’m having a small birthday party this Saturday at my place, and I’d love for you to come! We’ll start around 6 p.m. with some snacks and music.

Hope you can make it!

Cheers,
Mai

Một thư mời thân mật giúp người nhận cảm thấy được trân trọng và gần gũi hơn.

e. Thư yêu cầu thông tin (Request Letter)

Dear Customer Service,

I would like to request more information about your online English course, including the schedule and tuition fees.

I look forward to your reply.

Best regards,
Tran Hieu

Loại thư này thường dùng trong học tập, công việc hoặc khi muốn tìm hiểu dịch vụ, khóa học.

Kết luận

Viết thư tiếng Anh là một kỹ năng cần thiết trong thời đại toàn cầu hóa. Dù bạn đang học tập, làm việc hay chuẩn bị cho một kỳ thi quốc tế, việc nắm vững cách viết thư giúp bạn giao tiếp chuyên nghiệp và tự tin hơn trong mọi hoàn cảnh.
Nếu bạn muốn học thêm các mẫu thư hay và luyện kỹ năng viết bài bản hơn, hãy tham khảo các khóa học tại anhnguthienan.edu.vn