Các yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm kế toán

Views: 152,557 

Với một doanh nghiệp để quản lý tình hình tài chính – kế toán của doanh nghiệp, ngoài việc xây dựng đội ngũ nhân sự để quản lý thì việc tìm kiếm và lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu sử dụng và quy mô của doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng.

Dưới đây là những yếu tố quan trọng khi doanh nghiệp đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm phù hợp với công ty.

Phải phù hợp với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp

Công ty có doanh thu từ 1 – 2 tỷ VNĐ/năm sẽ có nhu cầu hạch toán tài chính – quản trị khác hoàn toàn so với công ty có doanh thu từ 10 tỷ VNĐ/năm trở lên. Quy mô của doanh nghiệp bao gồm siêu nhỏ, nhỏ và vừa, vừa và lớn sẽ quyết định việc mua phần mềm kế toán.

Nếu chỉ là một công ty quy mô vừa và siêu nhỏ thì bạn không nên chi quá nhiều tiền để mua một phần mềm kế toán hiện đại với nhiều tính năng đa dạng, vì bạn sẽ chỉ sử dụng được một số tính năng phức tạp hơn nhu cầu thực tế của mình.

Lựa chọn phần mềm kế toán cần phù hợp với quy mô doanh nghiệp
Lựa chọn phần mềm kế toán cần phù hợp với quy mô doanh nghiệp

Phù hợp với lĩnh vực hoạt động

Lĩnh vực hoạt động có thể được phân thành 5 loại như sau:

  • Doanh nghiệp dịch vụ
  • Doanh nghiệp thương mại
  • Doanh nghiệp xây dựng
  • Doanh nghiệp sản xuất
  • Cá nhân làm dịch vụ kế toán

Một số ngành kinh doanh có thể sử dụng các phần mềm chuyên biệt, vì chúng được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của công ty trong ngành đó. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, các phần mềm chuyên biệt theo ngành sẽ có giá cao hơn so với các phần mềm kế toán đóng gói sẵn.

Phần mềm kế toán cần phù hợp với lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp
Phần mềm kế toán cần phù hợp với lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

Đáp ứng các yêu cầu về kế toán tài chính và quản trị

Kế toán có hai mảng chính là kế toán tài chính và kế toán quản trị.

  • Kế toán tài chính đáp ứng các yêu cầu về sổ sách và báo cáo cho các cơ quan nhà nước, nhà đầu tư và ngân hàng. Nó tập trung vào việc đảm bảo sự chính xác và tuân thủ các quy định của pháp luật trong việc ghi nhận và báo cáo các hoạt động tài chính.
  • Kế toán quản trị phục vụ nhu cầu quản trị nội bộ của công ty, bằng cách cung cấp các báo cáo phân tích số liệu về bán hàng, khách hàng, mua hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho, phân tích chi phí và nhiều khía cạnh khác.

Đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp và sản xuất, việc tính toán giá thành là rất quan trọng. Các phần mềm kế toán thông thường chỉ có khả năng tính toán giá thành đơn giản. Để tính toán giá thành phức tạp, cần sử dụng phần mềm kế toán chuyên sâu được thiết kế dành riêng cho bài toán này.

Uy tín, được nhiều người sử dụng

Thời gian hoạt động của nhà cung cấp là một tiêu chí quan trọng để đánh giá tính bền vững của phần mềm kế toán. Doanh nghiệp muốn mua phần mềm kế toán để sử dụng trong nhiều năm, chứ không chỉ dùng trong thời gian ngắn rồi bỏ.

Phần mềm tạo được sự uy tín với người sử dụng
Phần mềm tạo được sự uy tín với người sử dụng

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tham khảo ý kiến của các kế toán viên về các nhà cung cấp mà bạn đang xem xét. Vì kế toán viên là những người trực tiếp sử dụng phần mềm và việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ hoàn toàn thay đổi cách thức làm việc kế toán, loại bỏ công việc thủ công. Do đó, các kế toán viên sẽ biết rõ nhất về phần mềm nào phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Dễ dàng sử dụng

Điều này thường là một yếu tố bị bỏ qua khi các công ty lựa chọn phần mềm kế toán, nhưng lại là một trong những vấn đề quan trọng nhất để đảm bảo hiệu quả tối đa của phần mềm kế toán. Dù phần mềm kế toán có nhiều tính năng thực tế và giá thành hợp lý, nhưng nếu nó quá phức tạp hoặc khó sử dụng, thì không nên mua.

Phần mềm dễ dàng thao tác và sử dụng
Phần mềm dễ dàng thao tác và sử dụng

Hãy đảm bảo rằng phần mềm mà bạn chọn đơn giản, tập trung vào những điểm quan trọng và liên quan mật thiết đến nhu cầu kinh doanh của bạn. Ngoài ra, hãy tìm kiếm các phần mềm có giao diện dễ hiểu và có khả năng cập nhật khi hoạt động kinh doanh của công ty tăng trưởng.

Phân biệt phần mềm kế toán và phần mềm nhân sự

Phần mềm kế toán và phần mềm quản lý nhân sự là hai loại phần mềm quản lý doanh nghiệp khác nhau, được thiết kế để giải quyết các nhiệm vụ và chức năng riêng biệt trong một tổ chức. Dưới đây là cách phân biệt chúng:

  1. Phần mềm kế toán:
    • Phần mềm kế toán được sử dụng để quản lý và xử lý thông tin tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
    • Chức năng chính của phần mềm kế toán bao gồm theo dõi thu chi, quản lý hóa đơn, ghi sổ cái, tạo báo cáo tài chính, và thực hiện các tính toán thuế.
    • Phần mềm kế toán giúp tổ chức duyệt xét và kiểm tra các giao dịch tài chính, đảm bảo tuân thủ luật pháp và quản lý tài chính hiệu quả.
  2. Phần mềm quản lý nhân sự (HRM):
    • Phần mềm quản lý nhân sự (HRM) được sử dụng để quản lý thông tin liên quan đến nhân sự và quá trình quản lý nguồn nhân lực của một tổ chức.
    • Chức năng chính của phần mềm quản lý nhân sự bao gồm quản lý thông tin về nhân viên, quản lý tiến trình tuyển dụng, quản lý chấm công, quản lý lương và các khía cạnh khác liên quan đến nhân sự.
    • Phần mềm HRM giúp tổ chức tối ưu hóa quá trình quản lý nhân sự, duyệt xét các hồ sơ nhân viên, theo dõi lương và các phúc lợi, và tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và đào tạo.

Tham khảo thêm các bài viết liên quan:

Nói chung, phần mềm kế toán tập trung vào quản lý tài chính và giao dịch tài chính của tổ chức, trong khi phần mềm quản lý nhân sự tập trung vào quản lý thông tin về nhân sự và quá trình quản lý nguồn nhân lực. Cả hai loại phần mềm đều quan trọng cho việc quản lý một tổ chức, nhưng chúng giúp giải quyết các khía cạnh khác nhau của hoạt động doanh nghiệp.

Trên đây là những thông tin hữu ích giúp bạn lựa chọn phần mềm kế toán sao cho phù hợp với nhu cầu và quy mô của công ty. Điều đó có thể giúp cho bạn có một hệ thống tài chính có tổ chức, cung cấp cho bạn những số liệu tài chính có chất lượng để thực thi một cách hiệu quả ké hoạch phát triển kinh doanh của doanh nghiệp.

Nếu bạn muốn tìm kiếm một công cụ hỗ trợ làm báo cáo tài chính mà không cần sử dụng code, thì hãy liên hệ với zilcode – đơn vị chuyên cung cấp nền tảng nocode số 1 Việt Nam.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

hình ảnh tác giả

Đông Chí